内部档案攻略(公司内部档案管理办法)

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档案管理暂行办法一、目的 为加强公司档案管理工作，实现档案管理规范化、标准化，有效保护和开发 利用档案，更好的为企业发展服务，特制定本办法。 二、适用范围 本办法适用于公司各部门。 三、归档范围 （一）公司证照类：企业法人营业执照正副本、银行开户许可证、信用代码 证、社保登记证、不动产所有权及其它债权凭证等； （二）公司文书类：公司章程、股东名册、组织规程、董事会及股东会记录、 政府机关核准文件、规章制度、公司规划、工作总结、公司大事记、经营情况、 项目方案、请示签批文件、会议记录、决定、通知等； （三）经济合同类: 委托书、协议书、合同等； （四）人事档案类：员工档案、期满或解除的劳动合约等； （五）财务会计类：预算表、财务报表、财务审计、会计原始凭证、会计凭 证、会计档案等； （六）声像资料类：公司各部门或个人在生产经营活动中形成的，以录音带、 录像带、摄像带、照片、影片为载体，对公司有保存价值的录音、录像、照片、 影片等资料及其文字说明； （七）资产类； （八）其他。 四、权责 （一）档案工作实行公司集中统一和部门分散负责的管理体制。集中统一是 指公司档案管理办法标准、要求统一；分散负责是指公司各部门按公司档案管理 办法负责本部门档案管理工作。

1．总经办负责：公司文书类主体档案（含规章制度）的管理； 2．计财部负责公司证照类、经济合同类、财务会计类的档案管理； 3．客服部：客户合同、特定的图片、影像资料； 4．行政部负责：资产类、声像资料类的档案管理； 5．人事部负责：人事档案类的档案管理。 （二）各部门形成的文件材料由本部门指定专人负责立卷、归档，并定期提 交保管记录。 五、档案保管程序 （一）档案立卷、归档 1．文件点收； 2．检查文件的文本及附件是否完整，如有缺失应立即追查归档； 3．文件的处理手续必须完备，如有遗漏，应立即退回经办部门。对缺失不 全的档案，采取不同措施，积极收集齐全； 4．证照类、经济合同类及文件类档案由计划财务部随时收集整理，并在适 当的时限内立卷归档。 （二）档案的编号规则 1．档案的编号按照统一标准进行，其表示方式为：AB-C-DE，其中A 为公司 名缩写，B 为部门代号，C 为类别号，D 为年份，E 为间序号（每年初从001 开始）。 2．具体代号规定为： (2)部门代号：总经办：ZJ；计财JC；行政 XZ；人事 RS；市场 SC；客 服KF; (3)类别号为：01 公司证照类、02 公司文书类、03 经济合同类、04 事档案类、05财务会计类、06 声像资料类、07 资产类、08 其它类。

(4)年份：文件发布的年份； (5)序号：每年1 月正式从001 开始顺延； 备注：分公司在公司代码后加F+数字(例如F6) 3．举例说明： 2018 年第一份北京中商基总经办制度文件:BZZJ-02-2018001 （三）文件的整理归档 1．便于装订的文件以左侧装订为原则。不便装订的文件材料整理齐备后装 入档案袋或其它适宜的保存位置。 2．文件如有皱褶、破损、参差不齐等情形，应先补整、裁切、折叠，使其 整齐划一。 3．案卷排列。立卷按永久、长期、短期分别组卷，卷内文件把正文、底稿、 附件请示和批复放在一起，编制案卷目录和档案内目录内部档案攻略，根据需要复印。 4．整理案卷，使之厚度适宜，控制在 1-2 厘米之间，材料过窄应加衬边； 材料过宽应折叠整齐；字迹难辨认的，应附抄件；每一案卷须书写标题，字迹清 （四）档案的保管1．防止档案的损坏，延长档案的寿命，维护档案的安全。 2．公司设立专门文件库保存档案。 3．做好档案的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防 强光等工作。 4．每年对档案进行一次清理，根据档案保管年限销毁到期的资料，对破损 或褪色的资料进行修补和复制。 5．声像档案入库前要进行检查，对库存的照片档案，每半年检查一次，对 已被污损的要进行必要的技术处理。

六、档案的保管期限 （一）永久保存。包括：公司章程、股东名册及股东会记录、企业营业执照、 财务报表、政府机关核准文件、不动产所有权及其它债权凭证、工程设计图等其 它需要永久保存的文书；会计档案。 （二）十年保存。包括：预算、决算书类、会计凭证等其它经核定须保存十 年的文书。 （三）一至五年保存。包括：期满或解除的合约等其它经核定须保存的文书； 年度计划等结案后无长期保存必要。 （四）各种规章由总经办永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。 七、档案的借阅 （一）各部门经办人员因业务需要借阅档案时，须填写《档案借阅申请单》， 并按照文件密级程度报经相关领导审批后，方可借阅； （二）档案管理人员接到经领导批准的《档案借阅申请单》后，对《档案借 阅申请单》所有项目进行审核，在确认填写齐全无误后内部档案攻略，方可出借，但借阅时间 不得超过两周。 （三）档案归还时，经档案管理人员检查无误后，档案即归档。《档案借阅 申请单》由档案管理人员留存备查。 （四）《档案借阅申请单》以一单一案为原则，借阅时间最长以一周为限， 特殊情形需延长调阅时限时，应按调阅程序重新办理。 （五）调卷人员对于所调档案，不得抽换增损，如有拆开必要时，亦须报明 原因，请档案管理人员负责处理。

（六）调卷人员调阅档案，应于规定期限内归还，如有其他人员调阅同一档 案时，应变更调卷登记，不得私自授受。 （七）借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、 剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损 坏，应及时报告主管领导。 （八）政府有关部门依法执行公务需要查阅公司档案，档案管理部门须报公 司领导批准同意后，方可提供。 八、档案的销毁 （一）对已失效的档案，要按规定进行鉴定，编制销毁清册，该清册永久保 （二）办理销毁手续，须经总经理批准，方能销毁。（三）销毁时须有二人以上监销，并在清册上签字。 九、附则 （一）公司终止、解散时，档案应移交控股股东； （二）本办法自下发之日起执行。 附件一：《档案借阅申请单》 附件二：《档案保管登记表》 附件三：《档案销毁清册》

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